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<<   作成日時 : 2017/12/10 17:39   >>

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どーでも良い記事をふたつ書き終わって、なかなかに筆(キーボードか)の滑りも良くなってきたので、もう少しだけ何かをつらつらと書いてみる。たまには腹の中にあるモヤモヤを休日の昼間に吐き出して、明日からの一週間を新鮮な気持ちで迎えるのも悪くは無かろうて。

さて、就業環境を変えて早1年が過ぎ、今の現場でも実績と発言権を得た(と思っている)のだが、環境が変われどもお仕事における重要なポイントというものは、さほど変わらないようである。僕の場合、上司と仕事に恵まれ、ラッキーなことにそういうポイントを知ることが出来た。少なくとも、そういうポイントが存在することを知った。振り返ってみるに、これは非常に大きな財産である。

長くなりそうなので、さっさと結論を言ってしまおう。
重要なポイント、それは「議事録」である。

議事録の意味は辞書を引いてもらうとして、議事録の果たす役割は小さくない。会議は開催されることが大事なのではなく、会議で決まった内容を実行するのが大事なのである。人の記憶が曖昧であることを加味すれば、抜け漏れなく実行するために、会議内容を記録するのが重要なのは想像に難くない。

一方、議事録を必要としない/必要とすら思っていない方々がいることも事実だが、総じて墓穴を掘ってハマっている。本人は、幸か不幸か大して問題視していないようである。うーん。会議に同席する部下に「議事録頼むわ」の一言があるのとないのとで、その部署の生産性は大きく変わると思うけれども。

で、僕が思うに、議事録は5つの機能を持つ。

 1) いつまでに誰が何をすべきか、明記されている
 2) 会議が開催された背景を、第三者が理解できる
 3) トピックごとに議事内容が整理されており、情報を見つけやすい
 4) いつ、どこで、誰が集まったのかが分かる
 5) 誰が何を言った(もしくは、言ってない)のかが分かる

言い方を変えれば、これらを満たしていなければ議事録として不完全である。

1) 次のアクション
会議とは意思決定の場である。ゆえに、会議後には何かが行われる。いつまでに誰が何をすべきか、明記しておくことでそれらを関係各位で共有できる。お互いの関係性を理解したうえで同じゴールに向かって進むことができる。議事録が必要とされる、最大の理由がこれである。

2) 会議が開催された背景
後輩が作成する議事録で抜けることが多いのが、この背景ってやつである。当事者たちは当然のように「何をすべきか」を理解した上で集まっているのだが、議事録は第三者が読むことだってある。参加できなかった人への情報発信に使われるのだ。「そもそも何のために集まってるの?」に対する回答は記載しておくのが望ましいし、参加者たちが「そう言えば我々の目的ってなんだっけ?」と迷子になることも防げるかと。

3) 整理された議事内容
年齢問わず、几帳面な人が作成する議事録で多いのが、時系列で誰が何を言ったのかを羅列しているパターン(通称、台本)。これは議事録作成の手間がかかりすぎるという意味でも避けたい。会議中、様々なトピックに飛ぶ事があれども、それぞれのトピックごとに議論の内容をまとめるのがコツである。また、議論の内容が二転三転した顛末まで記載せねばならないケースは稀である。なるべく贅肉をそぎ落とし、結果どうなったのかを記載しておくのが重要。

4) いつ、どこで、誰が集まったのか
相手方のキーパーソンが出席したのか否か。これは非常に重要である。特に出席すると言っていて出席していなかった場合は理由を明確にしておくに越したことはない。場合によっては、相手方の熱量の高い低いを計るバロメーターにもなり得る。こちらばかりが鼻息荒いものの、相手は冷めていました、では会議以前の問題が内在していると考えられる。

5) 誰が何を言ったのか
個人的な意見だが、世の中の議事録のイメージは「誰が何を言ったのか」を記載したものという認識が強い。それも大事なのだが、会議で「言った/言わない」で揉めることはそうそうない。むしろ、それは日常的にやりとりされるメール(もしくは契約書)の役割であろう。電話で話し合った内容をメールで送付しなおして、裏を取るというあれである。で、どちらかと言うと「誰が何を言ったのか」よりも「それに対して誰が何と回答・補足したのか」という方が大事だと思っている。言われっぱなしだったら、それは「承諾」と受け止められる。その会議に参加しなかった人からすると、Yes/Noをハッキリして欲しいのだ。





さて、好き放題つらつらと書いたものの「だから何なんだ」と言われればそれまで。

別に議事録がなくとも進む仕事は多々あろう。ただ、僕は議事録作成の目線から「次に何をすべきか」を意識して会議に参加できたし、頓珍漢な発言に対しては「それ、どーゆーこと?」と(言い方は別にして)突っ込みを入れたりもした。格好つけたいわけでも、誰かを否定したいわけでもない。目的を遂行するのに必要な「ブレない」姿勢を得ることが出来たのである。

今、新しい環境でそーゆー風に仕事をしていて、会議中にそーゆー風に振舞っているだけで結構目立つものである。会議に出る方々は基本、キーパーソンである場合が多い。そこで目立つと、社内外の色々な方から興味を持ってもらえたり、声を掛けてもらえたりする。結果、自分の仕事の幅が広がり、時にはラッキーなことに遭遇できたりもする。

だから、僕は議事録が大事だと信じている。
それを、特に若い人たちに知ってもらいたいのである。

最後に話は脱線するが、海外留学しMBA(経営学修士)を得た上司に、徹底的に議事録の書き方を叩き込まれた。当初、僕は議事録が何なのか理解できず、一生懸命書き起こしてみるものの、真っ赤っかに修正されて何度も何度も書き直しをさせられた。当然、次第に自信を失い議事録恐怖症に陥るわけだが、見捨てず指導を続けた上司のお陰で議事録が書けるようになった。

この時期がなかったら、様々な幸運に恵まれている今の僕は確実に存在しないのである。

皆様にも幸多からんことを願いつつ。

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